Definição de políticas do projeto de Mentorias

[causticsudo]

Playbook para Políticas do Projeto de Mentorias

Contexto 🗺️

A Codaqui é uma organização sem fins lucrativos que busca impactar positivamente a comunidade por meio de mentorias voltadas à área de tecnologia. O projeto conecta mentores voluntários, que oferecem parte de seu tempo para compartilhar conhecimento, com mentorados interessados em evoluir suas habilidades e carreiras.

Atualmente, o projeto enfrenta desafios relacionados à padronização de processos, organização de agendamentos, gestão de cancelamentos e criação de outputs estruturados das mentorias. Este documento apresenta as políticas iniciais para estruturar e amadurecer o projeto.

Objetivo 🎯

Estabelecer diretrizes claras para o funcionamento do projeto de mentoria, incluindo:

• Padronização dos processos de agendamento e realização de mentorias.
• Regras para cancelamentos e confirmações de participação.
• Geração de outputs que agreguem valor ao mentorado e à organização.
• Promoção de um ambiente organizado e colaborativo.

Análise 🔍

Pontos Fortes:

• 📚 Engajamento de voluntários dedicados e especializados.
• 🚀 Foco em áreas de alta demanda (tecnologia).
• ⏰ Flexibilidade nos horários de mentoria.

Desafios:

1. Diversidade de formatos: Mentorias acontecem em diferentes plataformas (Google Meet, Discord), o que pode causar desorganização.
2. Ausências: Não há um sistema para confirmação de presença ou gestão de cancelamentos.
3. Falta de outputs: Não existem registros formais que capturem os resultados ou aprendizados das mentorias.
4. Flexibilidade extrema: A ausência de regras para duração mínima ou máxima pode gerar falta de previsibilidade para mentores e mentorados.

Políticas Propostas 📐

1. Padronização das Sessões 🔹

• Todas as mentorias serão realizadas exclusivamente pelo Google Meet.
• O link para a sala virtual será gerado automaticamente ao agendar uma sessão pelo Google Agenda.
• Os mentorados receberão um e-mail de confirmação com o link da sessão e as instruções para participação.

2. Gestão de Agendamentos 🕒

• Disponibilidade dos Mentores: Cada mentor deve cadastrar semanalmente seus horários disponíveis em uma planilha ou sistema integrado ao Google Agenda.
• Tempo de Mentoria: As sessões terão duração fixa de 30 minutos a 1 hora.

3. Confirmação de Presença 📢

• Os mentorados deverão confirmar a participação com pelo menos 24 horas de antecedência via e-mail ou plataforma de agendamento.
• Caso não confirmem dentro do prazo, a sessão será automaticamente cancelada e disponibilizada para outro mentorado.

4. Política de Cancelamento ❌

• Cancelamentos por parte dos mentorados devem ser feitos com no mínimo 48 horas de antecedência.
• Cancelamentos tardios ou ausências não justificadas poderão resultar em restrições para futuros agendamentos.

5. Documentação das Mentorias 🗒

• Os mentores preencherão um formulário pós-sessão, incluindo:
  • Nome do mentorado.
  • Tópicos abordados.
  • Feedback geral e sugestões de próximos passos.
• O feedback será armazenado em um banco de dados centralizado para futuras consultas.

6. Monitoramento e Avaliação 🌐

• Mentores e mentorados serão convidados a preencher uma pesquisa de satisfação mensal.
• Indicadores de sucesso incluirão:
  • Número de sessões realizadas.
  • Taxa de confirmação de presença.
  • Feedback qualitativo sobre a experiência.

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Plano de Implementação ✅

1. Curto Prazo (0-3 meses):

   • Definir uma plataforma para agendamentos (Google Agenda ou equivalente).
   • Criar formulários pós-sessão e para pesquisa de satisfação.
   • Comunicar as novas políticas aos mentores e mentorados.

2. Médio Prazo (3-6 meses):

   • Monitorar a adesão às políticas e ajustar processos conforme necessário.
   • Desenvolver um sistema integrado para gestão de agendamentos e confirmações.

3. Longo Prazo (6-12 meses):

   • Expandir o projeto para outras áreas além de tecnologia.
   • Criar outputs mais robustos, como relatórios de impacto das mentorias.

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Considerações Finais 🙌

As políticas aqui propostas buscam balancear flexibilidade e organização, garantindo que mentores e mentorados tenham experiências positivas. Este documento é um ponto de partida e deverá evoluir conforme o projeto cresce e novos desafios surgem.

[endersonmenezes]

• Cássia Lopes (Pedagoga)
• Ana Julia Pinheiro (Psicologia)

[endersonmenezes]

A Cassia vai ficar de apresentar uma pequena proposta pedagógica para gente seguir esse projeto.