- Resumen
- Actores
- Componentes
- Principales objetos del sistema
- Requerimientos Funcionales
- Requerimientos No Funcionales
- Procesos del Sistema
- Aspectos Técnicos
- Consideraciones Adicionales
- Datos de la Empresa y Volumen de Trabajo
- Infraestructura Actual
- Objetivos Estratégicos
La empresa COANDES necesita un sistema informático para gestionar outsourcing para mantenimiento de software. Se necesita llevar control de las empresas clientes y los proyectos asociados y las aplicaciones que lo conformen.
El sistema debe controlar clientes, proyectos, aplicaciones, peticiones de mantenimiento y asignación de tareas.
Existen una serie de puestos que pueden interactuar con el sistema, unos requerimientos funcionales que deben cumplirse y varios aspectos técnicos a destacar.
El sistema también debe gestionar las peticiones de mantenimiento realizadas por los usuarios de las aplicaciones. Estas peticiones pueden ser de diferentes tipos y urgencias, y siguen un flujo de estados desde su recepción hasta su finalización.
Se requiere un control detallado de las tareas asociadas a cada petición, incluyendo la asignación de personal, estimación de tiempo y registro de horas trabajadas.
El sistema debe proporcionar información estadística sobre el esfuerzo dedicado a proyectos, aplicaciones y peticiones, así como la carga de trabajo del personal y los resultados económicos de los proyectos.
- Resp. de Aplicación:
- Realizar peticiones de mantenimiento (todos los tipos)
- Aceptar peticiones terminadas
- Usuario:
- Realizar peticiones de mantenimiento correctivo
- Resp. comercial:
- Gestión de clientes; cada cliente tiene un responsable comercial asignado
- Recepción y almacenamiento de ficheros XML de aplicaciones
- Resp. técnico:
- Gestión del proyecto: datos del proyecto, tiempo estimado y tiempo real diariamente
- Carga de ficheros XML en el sistema
- Asignación de prioridades y gestión de peticiones
- Personal técnico:
- Ejecución de tareas asignadas
- Registro diario de horas trabajadas en cada tarea
- Jefes de Departamento (Personal, Técnico, Comercial):
- Acceso a todos los datos de esfuerzo (Comercial, Técnico)
- Carga mensual de recursos (Personal, Técnico), pdf por correo o consulta online
- Acceso a resultados económicos de los proyectos (Comercial, Técnico)
Cada proyecto tiene asociado un precio total, una fecha de inicio y una fecha de finalización, así como el tiempo estimado y el tiempo real de realización.
Cada proyecto se compone de aplicaciones y tiene un responsable técnico asignado.
Las aplicaciones se componen de elementos de software y pueden ser utilizadas por varias aplicaciones.
Cada aplicación tiene un nombre, está asociada a un proyecto y tiene un usuario responsable.
Las aplicaciones se componen de elementos de software y tienen asociados usuarios que pueden realizar peticiones.
Cada elemento de software tiene una dirección de almacenamiento, un código de identificación, un nombre y un tipo (programa, datos, documentación).
Los elementos tienen dependencias entre sí:
- Un programa es llamado por o puede llamar a otros programas.
- Un programa puede usar o no datos.
- Un dato puede ser usado por uno o varios programas.
- Un documento puede referirse a un programa, dato o aplicación.
- Puede haber varios documentos asociados a cada uno.
La información de los elementos de cada aplicación se envía a través de ficheros XML:
-
Lista de elementos: ELEM
<ELEM> <id></id> <nombre></nombre> <direccion></direccion> </ELEM> -
Dependencias: DEP
<DEP> <id_elemento_origen></id_elemento_origen> <id_elemento_destino></id_elemento_destino> </DEP>
Estos ficheros se cargan de forma manual desde el correo, cuya carga genera un
fichero log con el resultado del proceso.
- Tipos: Cliente (Responsable de Aplicación, Usuario normal), Personal COANDES (Responsable comercial, Responsable técnico, Personal técnico, Jefes de Departamento)
- Atributos: Nombre, tipo de usuario, información de contacto (teléfono, email, departamento)
- Para personal COANDES: categoría, coste por hora
- Atributos: Nombre de la empresa, responsable comercial asignado
- Atributos: Cliente asociado, responsable técnico, precio total, fecha de inicio, fecha de fin, tiempo estimado, tiempo real
- Relaciones: Aplicaciones asociadas
- Atributos: Nombre, proyecto asociado, usuario responsable
- Relaciones: Elementos de software, usuarios
- Atributos: ID, nombre, dirección de almacenamiento, tipo (programa, datos, documentación)
- Relaciones: Dependencias con otros elementos
- Atributos: Descripción, urgencia, tipo (correctivo, adaptativo, perfectivo, evolutivo), prioridad, complejidad, estado, fechas (recepción, inicio de estudio, inicio prevista de ejecución, inicio real de ejecución y aceptación)
- Relaciones: Aplicación asociada, usuario solicitante, responsable COANDES, tareas asociadas
- Atributos: Fecha de inicio, fecha de fin, tipo (análisis, prueba unitaria, codificación, etc.), elemento asociado
- Relaciones: Petición asociada, personal asignado
- Tipos: Personal, Técnico, Comercial
- Atributos: Nombre, jefe del departamento
- Relaciones: Personal asignado al departamento
- Tipos: Esfuerzo por proyecto/aplicación/petición; Carga mensual; Resultados económicos
- Atributos: Tipo de informe; período; datos específicos según tipo
- Registrar y mantener información de los clientes
- Asignar responsables comerciales
- Gestionar información de contacto de los usuarios de las aplicaciones
- Registrar proyectos con sus datos clave
- Asignar responsables técnicos
- Asociar aplicaciones a proyectos
- Registrar tiempo estimado y real dedicado al proyecto
- Registrar y actualizar información de las aplicaciones
- Cargar elementos de software y dependencias mediante ficheros XML
- Gestionar manualmente elementos y dependencias
- Modificar elementos de software y actualizar tareas afectadas
- Permitir a usuarios realizar peticiones según su rol
- Registrar peticiones con detalles completos
- Gestionar el flujo de estados de las peticiones
- Asignar prioridades, tipos, complejidad y responsables
- Generar listas diarias de peticiones a tratar
- Permitir modificación manual del orden de atención de peticiones
- Generar listas de elementos dependientes
- Crear y asignar tareas asociadas a peticiones
- Asignar personal y horas a tareas
- Registrar horas trabajadas en cada tarea
- Mantener datos de los empleados
- Gestionar categorías y costes por hora
- Asignar personal a tareas y proyectos
- Registrar horas trabajadas en proyectos y tareas
- Generar informes sobre esfuerzo y carga de trabajo
- Proporcionar información económica de los proyectos
- Permitir acceso a informes según el rol del usuario
- Autenticación de usuarios con usuario y contraseña
- Posibilidad de autenticación de dos factores
- Control de accesos y permisos según roles
- Elección de idioma al iniciar sesión o guardar preferencia
- Acceso desde ordenadores y dispositivos móviles
- Interfaz adaptable a distintos tamaños de pantalla
- Capacidad de Usuarios: Soportar al menos 250 usuarios, escalable a 500 o 1000
- Rendimiento: Tiempos de respuesta razonables en todas las operaciones
- Seguridad: Garantizar la confidencialidad e integridad de los datos
- Internacionalización: Soporte para múltiples idiomas, configurable por usuario
- Almacenamiento de Datos: Centralizado y seguro, con sistemas de backup adecuados
- Compatibilidad: Funcionamiento en sistemas Windows y equipos actuales de la empresa
- Escalabilidad: Preparado para el crecimiento y expansión internacional de la empresa
-
Recepción de la Petición
- El usuario realiza la petición a través del sistema, indicando descripción y urgencia
- Si el tipo no es correctivo y el usuario no es el responsable de la aplicación, la petición se rechaza automáticamente
-
Asignación Inicial
- El responsable COANDES asigna prioridad, tipo, complejidad y responsable a la petición
- La petición pasa a estado "en estudio"
-
Ordenación de Peticiones
- El sistema genera diariamente la lista de peticiones no urgentes a tratar
- El responsable del proyecto puede modificar manualmente el orden
-
Decisión
- Se decide si se rechaza o se acepta la petición
- Si se acepta, se establece una fecha de inicio y la petición pasa a estado "pendiente"
-
Desarrollo
- Al iniciar la ejecución, la petición pasa a estado "en desarrollo"
- Se genera la lista de elementos dependientes y se crean las tareas asociadas
- El personal técnico trabaja en las tareas y registra las horas
-
Finalización
- El usuario responsable revisa y acepta la petición
- La petición pasa a estado "terminada"
-
Recepción de Ficheros XML
- El cliente envía los ficheros al responsable comercial
- El responsable comercial almacena los ficheros y notifica al responsable técnico
-
Carga en el Sistema
- El responsable técnico carga los ficheros en el sistema
- Se genera un fichero
logcon el resultado - Posteriormente, se pueden gestionar manualmente los elementos y dependencias
- Arquitectura del Sistema: Cliente*servidor, con acceso web para facilitar el uso desde distintos dispositivos
- Base de Datos: Centralizada, reemplazando la actual base de datos Access y ficheros Excel
- Seguridad: Implementación de protocolos seguros y control de acceso basado en roles
- Internacionalización: Soporte multilingüe, adaptable según la preferencia del usuario
- Escalabilidad: Diseño preparado para aumentar el número de usuarios y volumen de datos
- Backup y Recuperación: Sistemas de respaldo y recuperación para garantizar la continuidad
- Integración: Posibilidad de integración con sistemas de correo corporativo y otros futuros
- Mantenimiento: Considerar que el mantenimiento puede ser externo; facilitar su gestión
- Roles y Permisos: Definición clara para garantizar accesos adecuados
- Flujo de Trabajo Personalizable: Flexibilidad para adaptarse a cambios en procesos internos
- Registro de Actividades: Log de acciones para auditorías y seguimiento
- Notificaciones: Sistema para informar a usuarios sobre cambios y actualizaciones
- Reporte de Carga Mensual: Generación automática y envío a jefes de departamento
- Análisis Financiero: Herramientas para comparar costos y precios, facilitando decisiones económicas
- Empleados: 250 (75% técnicos, 10% comercial, 10% RRHH, 5% otros)
- Clientes: 20 activos
- Proyectos: 260 en los últimos 6 años; 60 activos actualmente
- Aplicaciones por Proyecto: Aproximadamente 4
- Elementos por Aplicación: Alrededor de 500
- Peticiones Mensuales por Proyecto: 10
- Tareas por Petición: 15 de media
- Sistema Operativo: Windows
- Equipos: Ordenadores personales con software ofimático
- Red y Servidores: La empresa cuenta con servidores capaces de albergar aplicaciones
- Almacenamiento de Datos: Actualmente en una base de datos Access y ficheros Excel centralizados en un único PC
- Correo Corporativo: Existente, utilizado para comunicación y recepción de ficheros XML
- Departamento de Informática: No existe; el mantenimiento podría ser contratado externamente
- Crecimiento: Expansión nacional e internacional en los próximos 1*2 años
- Adaptabilidad: El sistema debe ser flexible para adaptarse a nuevas sedes y contextos internacionales
- Seguridad: Implementar medidas de seguridad que actualmente no existen
- Modernización: Sustituir sistemas obsoletos (Access, Excel) por una solución más robusta y escalable