Paulo Merson
Vai fazer uma apresentação técnica para os colegas ou em algum evento? Presencial? On-line? Se você, como eu, não é daquelas pessoas que nasceu para ser comunicador, não se preocupe. Há dicas que a gente pode aprender, treinar e por em prática para conseguir que a apresentação seja um sucesso. 🤩
Prepare uma apresentação com conteúdo que os participantes possam aplicar com sucesso em seus projetos.
Participantes preferem slides ilustrados a slides cheios de texto. Um bullet não deve passar de 2 linhas. Quebre sentenças longas em dois bullets. Se um slide têm mais de 5 ou 6 bullets, considere quebrá-lo em dois slides. Se a apresentação vai ser gravada, há menor necessidade de texto nos slides. Se apenas os slides serão compartilhados para futura referência de quem assistiu a apresentação, o conteúdo deve fazer sentido mesmo sem a explicação oral.
Use imagens, gráficos, tabelas, vídeos, callouts (bolhas de diálogo), animações, diagramas, quotes (citações) para tornar sua apresentação mais interessante. Imagens melhoram a retenção e tornam a apresentação mais agradável. 😊
Em apresentações ONLINE, lembre que vídeos e até mesmo animações de slide ficam meio truncados na transmissão por compartilhamento de tela.
Parece óbvio, mas uma reclamação comum é a de texto não legível, especialmente o texto em diagramas. Caso use PowerPoint ou similar, um teste simples para saber se seus slides estão legíveis é: imprima a apresentação no formato 2-por-página. Se você conseguir ler facilmente o material impresso, então os slides serão legíveis em tela. 🤓
Outra reclamação comum é de palestrante que não cobriu todos os slides ou que teve que passar correndo pelos slides finais. Se sua apresentação permite interação, esteja atento ao tempo e cordialmente interrompa discussões que se alongarem. Mas, acima de tudo, siga a próxima diga.
O segredo para uma apresentação top é praticar, praticar, praticar. Ensaie a sua apresentação ao menos duas vezes para se treinar no flow de ideias. Não se esqueça de marcar o tempo para poder ajustar a quantidade de material que pode ser apresentado. Se você praticar em frente ao espelho ou à câmera, pode avaliar sua postura e linguagem corporal. Se for uma apresentação importante, você pode também fazê-a para colegas mais próximos e tentar melhorar com base no feedback deles antes do dia D.
Aqui as dicas variam conforme a apresentação seja presencial ou online. As diferenças estão indicadas. (Interessante que a palavra "sala" se aplica aos dois casos. 😉)
Sua audiência é composta de pares, colegas. Eles querem e vão te ajudar a fazer uma excelente apresentação. Relaxe e seja você mesmo, como numa conversa no cafezinho. Não mude para o "mo-do a-pre-sen-ta-dor" e comece a falar como o Terminator. 😎
É seu trabalho manter todo mundo acordado e conectado nas ideias. Fazer isso não é fácil, especialmente depois do almoço. Seja dinâmico, mostre energia! ⚡ Demonstre sua paixão pelo assunto! 😍 Para criar um clima legal, conte uma estória relevante ou simplesmente... sorria. 🙂 Evite ler anotações. Há situações em que perguntas são feitas só no final (keynotes, alguns webinars). Mas é desejável que você estimule a participação com perguntas e comentários a qualquer momento. Procure pontos na sua apresentação onde você pode perguntar algo aos participantes, talvez a experiência deles com o que você mostrou. Periodicamente pergunte se há dúvidas.
- PRESENCIAL:
- Faça contato visual (olho no olho) com participantes diversos no local.
- No início da apresentação ou após um intervalo, se houver poucas pessoas presentes, conte uma estória interessante ou engraçada para preencher o tempo.
- ONLINE:
- Fale para a câmera, que deve estar sempre ligada no caso do palestrante.
- É comum não perceber uma pergunta feita no chat. Se não houver uma pessoa para auxiliá-lo a monitorar mensagens no chat, peça a todos que usem o microfone para fazer perguntas ou para te avisar de uma pergunta feita no chat. 😉
- Quando alguém disser algo ou se manifestar no chat, diga o nome da pessoa ao dar o seu reply.
Especialmente em conferências, as pessoas entram em palestras sem ter certeza que querem assisti-las. Os primeiros minutos da sua apresentação vão ajudá-las a decidir e você não quer vê-las saindo da sala. De cara deixe claro os objetivos da apresentação e o que os participantes vão aprender. Uma boa ideia é ter um slide no início com uma imagem, frase ou estória que absolutamente chama a atenção.
Algumas pessoas naturalmente falam rápido; outras falam rápido quando estão nervosas. Você deve falar rápido o suficiente para passar por todo o conteúdo e lento o suficiente para que todos possam apreender as ideias. Fale com clareza, pronuncie bem as palavras.
Ahn, bem, se você tiver tipo filhos adolescentes em casa como eu, então você está tipo acostumado com palavras e sons aí que a gente usa aí sem querer tipo o tempo todo, né. "Filler words" tornam a comunicação menos efetiva. Você só tem X minutos para cobrir todo o conteúdo, então se treine para evitar as "filler words". Em vez delas, você pode usar... pausas.
Em pontos específicos da sua apresentação, fique em silêncio por um ou mais segundos. Faça uma pausa
- logo depois de falar uma coisa importante para que os participantes tenham tempo para absorver o ponto; ou
- logo antes de dizer algo relevante para enfatizar o ponto.
Você pode combinar esta dica com a próxima.
Use inflexão e varie o tom de voz para evitar um discurso monotônico e entendiante. Durante a apresentação, você deve falar alto o suficiente para que todos possam ouvi-lo na sala. Mas você pode baixar sua voz para dar ênfase. Se você sussurrar uma frase, os participantes ouvirão atentamente, mas use esse recurso com moderação.
- PRESENCIAL:
- Não vire de lado e não dê as costas aos participantes. Se você precisar olhar os slides, olhe para a tela do laptop ou monitor a sua frente em vez de se virar para a tela de projeção.
- Se tiver que se virar para a tela de projeção para usar um laser pointer, faça isso poucas vezes. Pessoas que usam laser às vezes sem perceber ficam com ele o tempo todo ligado.
- Ficar parado atrás de um palanque ou mesa durante toda a apresentação não é bom. Caminhe para perto dos participantes para, por exemplo, contar uma estória ou responder uma pergunta. Vá até perto da tela de projeção para enfatizar a importância da informação no slide.
- Não ande pra lá e pra cá roboticamente--algumas pessoas fazem isso quando nervosas e os participantes notam.
- Atenção com a postura: quando não estiver se movendo, fique em pé de forma equilibrada sem balançar pra lá e pra cá; deixe suas mãos naturalmente ao lado do corpo ou as use com propósito gestual para comunicação.
- ONLINE:
- Mantenha a câmera ligada e a sua frente--os participantes não devem vê-lo de lado.
- A câmera deve idealmente ficar a altura dos olhos e não muito próxima (a distância de um braço esticado é adequada).
- Esteja relaxado, mas se sente com as costas eretas. Você pode se inclinar para frente e se aproximar da câmera para enfatizar uma mensagem. Se você possuir a configuração apropriada de câmera e monitor, outra excelente alternativa é fazer a apresentação de pé. Estando de pé seu espectro de comunicação corporal aumenta. Além disso, você passa a mensagem de que está inteiramente dedicado àquela apresentação e aos participantes.
- O background para a câmera, seja ele virtual ou real, deve ser estático e razoavelmente "clean", para que não se torne uma distração.
- PRESENCIAL:
- Se for apresentar pela primeira vez num certo local, esteja lá 30 minutos antes para verificar que tudo funciona, que o sinal de rede está OK, que o cabo e a configuração do projetor funcionam bem com seu laptop.
- Se não for usar seu próprio laptop, teste que sua apresentação funciona OK com o computador da apresentação.
- Não se esqueça de testar a reprodução de arquivos de áudio e de vídeo, caso vá apresentá-los.
- Em conferências, é comum que você tenha zero minuto entre o fim da apresentação anterior e o início da sua. Neste caso, os próprios organizadores recomendam que você visite a sala durante um intervalo prévio ou no dia anterior para fazer esses testes.
- ONLINE:
- Certifique-se que a câmera está bem posicionada.
- Use uma luminária ou fonte de luz atrás da câmera para que você fique bem visível.
- Use um headset (ou microfone de lapela ou de mesa) em vez do microfone do laptop--é garantia de um som com melhor qualidade. O microfone embutido do laptop capta muito mais o barulho da ventoinha e sons externos do ambiente.
- Use minimamente dois monitores, um para a tela que você vai compartilhar e o outro para visualizar os participantes e/ou a janela de chat. Assim, você pode ficar de olha em mensagens no chat. (Porém, em uma apresentação interativa para um grupo de até ~100 pessoas, é mais prático pedir que as pessoas liguem o microfone quando quiserem se manifestar.)
- Familiarize-se com o software usado (zoom, Teams, google meet, etc.). Em cada software, os recursos básicos (sala de espera, lista de participantes, chat, compartilhamento de tela, breakout room, whiteboarding, gravação) funcionam de maneira diferente. É sua obrigação conhecer esses recursos, mesmo que haja um moderador para auxiliá-lo.
- Se for reproduzir arquivos de áudio e vídeo, teste que o software está configurado para transmitir o áudio e que a largura de banda de upload é suficiente para fazer o stream de vídeo.