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Purchase Tracking

GoShop, GoShop Energy, Kivu Solutions and Utrade, can make two kind of purchases: - Direct Purchases - Indirect Purchases Direct Purchases are done to the final Supplier. Indirect Purchases are made throught the belgian company, Atimex

Direct Purchase Flow is: GoShop -> BYD Indirect Purchase Flow is: GoShop -> Atimex -> Victron

The important information for GoShop is when the marchandise will be delivered. That's the reason why we introduce the notion of final_supplier and the documents related to it.

Purchase Process:

  1. Nouveau Demandeur:

    • Nom de la tâche:
    • Description: produits souhaités Nomenclature: Quantité | [référence] | Nom du produit e.g. • 1 | [ABC123] Valve thermostatique
    • Tag Destination: Goma, Kinshasa, Bukavu, etc.
    • Sale Order: lien vers la vente liée. Laisser vide si réappro stock
    • Boule verte: Demande complète, prête à l'analyse du responsable achat

    Responsable achat:

    • si demande claire et compréhensive: Tag Type: Local ou International
    • si demande pas claire: boule rouge + Note dans le chatter

  2. Consolidation (si International) Etant donné que les achats internationaux ne sont faits que les jeudi, étape de consolidation pour grouper les commandes

    Reponsable achat:

    • Une tâche de consolidation par marque (Victron, Lorentz, etc)
    • Si une tâche consolidation existe, ajouter

  3. Ordre d'achat Si Achat Local,

    Si Achat International, Loic prend la tâche en vert dans consolidation

  4. Fournisseur Final

  5. Entrepôt réceptionné en attente

  6. Livraison - en transit

  7. Terminé

  8. Refusé

  9. Consolidé

Purchase Tracking columns

  1. Name: nom de la tâche (caché par défaut)
  2. Confirmation Date: Date de confirmation chez Fournisseur Final
  3. Final Supplier
  4. PO Ref: Purchase chez le Fournisseur Final
  5. PO Status: état chez le fourn final (caché par défaut)
  6. Billing Status
  7. Conf. Date Atimex
  8. Indirect Supplier - Atimex (99% des cas Atimex, caché par défaut)
  9. PO Atimex
  10. PO Status Atimex (caché par défaut)
  11. Scheduled Date
  12. Atimex Reception Status: Réception chez Atimex/Herfurth, donc du fournisseur final vers Atimex
  13. Final Destination
  14. Final Destination Scheduled Date
  15. Final Destination Reception Status
  16. Direct Purchase (caché par défaut)
  17. Final Destination Reception Date
  18. Forwarder (defined on BL)
  19. Forwarder Reference
  20. Forwarder Method (seafreight (green) | airfreight (blue))
  21. Delivery Step (only field editable in tree view)
  22. Departure Date