做事效率低？5策略助你翻转工作困境

有效改善工作效率要从自身做起，倾听自己的心智状态进行调整。（Fotolia）

【编者按】为什么埋头苦干还是无法改善被工作追着跑的现象？是时间不够吗？事情太多吗？哥伦比亚大学心理学博士乔许．戴维斯经研究，他提出5项有效改善工作效率且容易执行的策略；他发现要拥有高的生产力和创造力，是需要抛开常见的“效率迷思与工作模式”，倾听自己身体的声音，如此才能达到工作与生活都能双赢。

运用策略，开始享受工作与生活

很少人不抱怨工作总是做不完，我们全都被工作和生活的各种需求压得喘不过气来。到目前为止，大多数人对这种压力所采取的因应对策，是设法变得更有效率：我要如何减少效率低落的时间？我要如何让部属每周投入更多小时在工作上？我要如何快速地转换处理各项事务，甚至同时做许多工作，一点时间都不要浪费？

其实，这些方法都放错焦点了。这样要求机器和电脑的效能表现可以，但科学显示，人类不是有生命的电脑，我们的大脑和身体是根据生物需求而运作，衡量人类表现的指标应该是做事的成果，不是投入多少又多少的时间、做完一件接着一件的事。

我希望你不再想尽办法要在一天当中挤出更多时间工作，而是懂得调整一些做法，让自己每天都能有稳定高工作成效的时段，留一点时间来品味生活、从容过日子。从食物、运动、工作进行的时刻，到属于何种认知类型的事务等，我希望你的活动和环境规划，能够帮助你创造每天做事卓有成效的几个小时，完成当日最重要的工作。

策略 1：辨识每个决定点

完成一件事务的那一刻，是一个珍贵的机会点，你可以决定接下来该处理哪一项事务。这看似简单，但学习如何辨识并利用一天当中的少数决定点，将会大幅改变你的工作成效与上班一整天后的心情。

你可能经常没有多想就花上多个小时在不重要的工作上，一旦投入于一项事务中，你的大脑往往就切换成自动驾驶模式，导致你很容易持续做这件事，直到结束或某人、某件事物打断你。如果你正在回复电子邮件，你的大脑便进入处理电子邮件的状态，你可能会沉浸在这种状态中，一封接一封地回信。

结果，你原本也许只是打算投入一个小时回信，然后去做那件很重要、一定得在午餐之前开始做的工作。但是，一个小时过去了，不小心又过了一个小时，你持续搜集相关资料、回复电子邮件，等到三个小时后，你可能对自己说：“好，我再回完这一封，就去做那件重要的工作。”

当你的大脑进入自动模式时，你对周遭的觉察力就会降低，时间变得很快流逝。因此，一天当中的决定点非常珍贵，你能够在这些时刻脱离自动模式的状态，决定接下来要如何运用时间。以往，在多数时候，你可能会匆匆略过这些时刻，随便抓一件当下看起来最权宜或最急迫的事来做。其实，你可以、也应该要后退一步，考虑接下来“值得”先做哪件事，哪些事看起来好像很急，却不适合在此时先处理。

你可以学习辨识这些决定点，并且珍惜、善用它们，只要花几分钟的时间想一下，直到你想起要先处理哪件真正重要的事务。在这些决定点，你可以思考剩余时间和你当下的心智能量最适合做什么事。比较不重要的工作还是得花时间做，你可以利用每个决定点安排要做哪项事务。

策略 2：管理心智能量

时间管理并非只是规划时间与行程而已，请记得这一点：不是所有小时都相同，大脑会疲劳，需要休息以复元，因此完成一件工作的最好方法，不是设法在行事历或表单上找到时间去做它，而是在你具有适合的心智能量状态时处理它。

你做的许多事务，都会消耗你的能量和脑力，有些事会让你感觉精疲力竭，有些事则会引发你的强烈情绪。这不是什么坏事，只是你的心智对周遭世界的反应，但你值得去密切注意这些，以便能对自己的心智能量作出最佳使用。了解哪些类型的事务最可能导致心智疲劳，以及当天可能出现怎样的情绪，你就能作出明智的决定，选择在何时做什么事，以及何时该花时间来调整你的情绪。

在你最需要发挥能力、好好表现一下时（例如进行一场简报或出席重要会议等），做一连串不重要、但必须耗费大脑执行功能的事务，会导致你心智疲劳，这是非常不智之举。你可以做两件事：看看你有什么待办事务、规划一下时间，选择在心智能量巅峰的时段，做需要你发挥最佳能力的事，策略性地选择在此之前不去做会显着消耗脑力的事。如此管理你的心智能量，能够让你做起事来更有成效。

时间永远不够，事情老是做不完，怎么办？问题可能不是你不够努力，而是使错力气。（Fotolia）

策略 3：停止对抗分心

我们虽然都知道专注很重要，但关于注意力的运作方式，我们有一些了解与概念是错误的。例如，我们经常使用“聚焦”来形容，但如果把聚光灯照射在一点之上后，它就会固定在那点上，但我们的注意力神经机制却完全不是这么运作的。人类的注意力系统天生会经常刷新，随时敏捷地发现环境中的新鲜事物，以帮助我们应付持续变化的世界。所以，当你强迫自己要保持专注时，不免会变得非常沮丧，因为你的注意力不禁会游移到别的事物上。

此时，为了重新专注，你需要做的，可能正是让你的心思漫游。让它漫游一下，通常你的心思很快就会重返手边事务，远快于你先去做别的事再重回原事务。如果你分心去浏览体育新闻或查看社群媒体网站，往往会使你分心半个小时或更长的时间。

相较之下，凝视窗外景物，大概不用多久，你就会从白日梦中回神，再度专注于你手边的事务。而且，在这几分钟的心思漫游中，你的大脑执行了一些重要的认知过程。

策略 4：善用身心关连性

感觉就快要灭顶、喘不过气来是一种情绪，而情绪并非只在你的脑袋里，也和你的身体状态高度有关。当你意识到要做的事远超过自己所能够负荷时，通常也会伴随出现一些身体上的感觉，例如胃部不适等，这是因为你的身体和心智密切、复杂地交互作用。

从这个角度来看，运动可以减轻焦虑、提振情绪与帮助认知功能，而且还是一种可靠的方法，或许也就不那么令人讶异了。不过，你不需要过度运动；事实上，当运动是为了立即产生心智益处时，最好别做过多或过于激烈的运动，适量、温和的运动比较理想。

同理，你可以选择吃适当的食物，保持体内水分，喝一点含咖啡因的饮料，帮助自己进入可以高效能做重要事务的状态。少量多餐，经常补充水分，不摄取过量的咖啡因，这些都有助于使你进入最佳的状态中。

你如何对待自己的身体，也会显着影响你的心智表现。在你不需要处理重要事务时，可以随心所欲略过运动，吃你想吃的东西；但是，当你需要处理重要事务时，正确的运动和饮食，能够帮助你在接下来的几小时内进入最佳的心智状态。

适度的运动将有助于你减轻焦虑、提振精神。（Fotolia）

策略 5：打造最有益的工作环境

在适当的环境中工作，能让你的大脑拥有较好的表现。你的工作环境，以种种超乎你所能想像的方式影响你的工作表现，也影响你有效使用时间的可能性。噪音令人难以专注，在这个盛行开放式办公空间设计和小办公隔间的年代，噪音充斥是预料中的现象。

工作场所的光线明亮度与色度，也会明显影响你的心智机敏度与创造力的表现。至于你的近身工作区可能令你较容易恢复精神或分心，以及你的办公空间是否令你很难活动等。

虽然我们往往无法改变自己的工作环境，但还是有很多小方法，可以微调一下环境因素，使你的工作环境有助于生产力。

这五项策略之所以有效，不只是因为简单、容易实行，也因为它们顺应人类生物的自然运作。现代的工作文化，可能继续逼迫我们追求更高效率，步步都得全力以赴；愈来愈多的原因和大量需求，可能继续使我们感觉快喘不过气来。伴随这种型态的加剧，我相信，了解人类身心的最佳运作方式，将会变得愈重要，因为这些了解有助于我们适应整个环境，并在这种严苛的环境下有机会出头、获致成功。