Medienworkflow - MOW

Wichtige Hinweise

• Wenn mit Lightroom im Postediting gearbeitet wird, muss sichergestellt sein, dass beim Exportieren der Haken "Stichwörter als Lightroom-Hierarchie exportieren" gesetzt ist, sonst werden eventuelle hierarchische Stichwörter beim überschreiben der JPG's gelöscht und durch flache "xmp:subject" Stichwörter ersetzt
• Es ist ratsam nicht mit orignal-RAW-Dateien zu arbeiten, sondern alle RAW-Dateien in DNG zu konvertieren, weil das ein quelloffenes Format ist und Lightroom die XMP-Metadaten direkt darin speichern kann. Außerdem braucht DNG weniger Speicherplatz
• bei Lightroom: beim Exportieren darauf achten, dass es ".JPG" nicht ".jpg" heißt, damit die bestehenden Dateien überschrieben werden

Überblick

Es gibt 4 verschiedene Medientypen (jpg, raw, audio und video) die

• gesichtet/aussortiert
• bearbeitet
• umbenannt
• gesichert

gehören.

Es gibt weiters drei relevante Dateispeicherorte in diesem Prozess

• der Quell-Speicherort mit den Originaldateien (meist SD-Karte)
• ein intermediärer Speicherort, wo etwaige Bearbeitungsschritte mit Kopien der Quellmedien stattfinden
• ein finaler Sicherungsort (oder mehrere)

Der finale Sicherungsort ist bisher und soll es weiterhin sein ein Ordner wie z.B. „2022-11-12 Geburtstag“ in dem sich alle zu diesem Ereignis gehörenden Bilder befinden. Dieser Ordner wird im weiteren Ereignisorder genannt.

Bisherige Arbeitsweise

1. Alle ungesicherten Medien werden von der SD-Karte in einem lokalen Verzeichnis _noch_einsortieren auf meinen PC kopiert
2. in diesem Verzeichnis findet das automatische Clustering + die Umbennnung der Dateien statt. Dabei werden alle jpg-raw-file-Paare in unterordner verschoben, die von der Aufnahmezeit der Fotos abhängen. Die Umbennung erfolgt auch dabei, so dass jedes Foto/video den Zeitpunkt der Aufnahme im Namen trägt.
3. Danach beginnt die eigentliche Arbeit. Üblicherweise ist das Clustering zu filigran und einige Ordner können wieder zusammengefasst werden, händisch.
4. Den geclusterten Fotos/videos wird je ein cluster-namen gegeben, z.B. "Wochenendausflug". Dies passiert implizit über den sie enthaltenden Ordnernamen.
5. Nun wird chronologisch jeder Ordner durchgegangen und die unschönen Fotos werden gelöscht, samt den Rohdateien. Fotos die zwar ok, aber nicht herausragend sind, behalte ich, aber nur als jpg, die Rohdatei kommt weg. Dies alles meist mit XNView MP händisch, sowohl sichten als auch löschen.
6. Als optionaler Zwischenschritt erfolgt die Bearbeitung einer besonderer Fotos mit Lightroom. Dies wird aus XNView MP heraus aufgerufen.
7. Als weiterer optionaler Zwischenschritt werden Videos mit Handbrake konvertiert und auch umbenannt. Das Zuordnen der Videos zu den Ordnern erfolgt händisch. Bisher sind sie immer im Unterordner videos zu finden.
8. Zum Abschluss wird der fertige Ordner aus _noch_einsortieren in den jeweiligen Jahresordner, der sich lokal auf meinem Rechner befindet und von Nextcloud synchronisiert wird.
9. Was ich oft vergesse: das Backup auf der NAS mit dem neuen Ordner zu füttern, das nicht an die Nextcloud angeschlossen ist.
10. Fotos an Personen senden, die bei den betreffenden Ereignissen dabei waren bzw. ein Interesse daran haben
11. Wenige Male im Jahr: Fotos ausdrucken entweder als Fotobuch oder einzelne Fotos die verschickt/ verschenkt werden

Probleme mit der bisherigen Arbeitsweise

1. [pausen] oft wird die Arbeit unterbrochen, so dass ich beim nächsten Mal nicht immer sicher weiß, wo ich war. Dies betrifft auch insbesondere die fotos auf der SD-Karte, wo ich oft genau schauen muss, ob sie schon rüberkopiert wurden oder nicht. Aber auch das aussortieren, clustern und nachbearbeiten vergesse ich manchmal oder mache es doppelt. Ich habe auch keine ganz feste Reihenfolge was ich als nächstes mache in dem workflow; manchmal vertausche ich die Reihenfolge, was immer mühsam ist sich zu erinnern was noch aussteht.
2. [speicher] Bisher kopiere ich alle Dateien vom Quell-Medium in das intermediäre Verzeichnis. Dort liegen sie manchmal recht lange und nehmen vor allem sehr viel Speicherplatz weg, obwohl ich die meisten Fotos darin eh nicht in Raw behalten möchte, was ich aber erst nach dem Aussortierschritt wirklich reduziere.
3. [videos] Die Videos benötigen eine Sonderbehandlung, und sie nehmen ebenso sehr viel Speicherplatz ein, solange diese nicht abgeschlossen ist. Das Einsortieren der Videos in die jeweiligen Ordner ist nervig und zeitraubend. Die Videos werden manchmal nicht umbenannt, weil es einfach vergessen wird und dann steckt im Videonamen nicht mehr die Information über den Entstehungszeitpunkt des Videos, da nach der Konvertierung die Metadaten (Erstellzeitpunkt) verändert wurden. Die Tatsache, dass die Videos in einem Unterordner videos liegen stört auch, da sie sich so nicht chronologisch in die Fotos einreihen.
4. [kategorien] Es gibt manchmal herausragende Fotos, die ich doppelt sichere in einem Ordner _schönste, oder Fotos die einer bestimmten Kategorie zuzuordnen sind, wie z.B. _greifen oder _Kirchen, die auch doppelt gespeichert werden und meist eine Sonderbehandlung benötigen. Dies kostet Speicherplatz und Zusatzaufwand.
5. [lightroom] Es kommt oft dazu, dass ich noch im intermediären Ordner Fotos mit Lightroom bearbeite. Wenn ich sie dann verschiebe in den finalen Ordner, weiß Lightroom nicht mehr, wo die bereits bearbeiteten Fotos hin sind. Man kann die Zuordnung dann händisch reparieren, was aber Zeit kostet und nervig ist.
6. [backups] Oft vergesse ich die Fotos in der NAS zu sichern in dem Ordner, der nicht über die Nextcloud synchronisiert wird.
7. [bewertung] Zwar habe ich beim durchschauen einen Überblick gewonnen, welche Bilder ganz besonders gut sind, dieser Überblick geht aber mit der Zeit verloren und im Nachhinein muss ich wieder alle durchschauen um die schönsten Bilder eines Ereignisses zu finden.
8. [personen] Um Ereignisse mit bestimmten Personen zu finden, suche ich nach den PersonenNamen in den Ereignisordnernamen, was nicht immer zuverlässig ist und auch nicht an die Fotos darin gebunden ist.
9. [weiterleitung] manchmal vergesse ich Personen die Fotos zukommen zu lassen
10. [ausdrucken] es ist sehr mühevoll geeignete Fotos für die Fotobücher zusammenzustellen. Die Fotos werden bisher immer von neuem gesichtet und die geeignetsten in einen extra Ordner kopiert, wo sie dann weiterverarbeitet werden als Fotobuch oder Direktausdruck. Der Ordner mit den zu druckenden Fotos bleibt dabei meist bestehen, was zu doppelt gespeicherten Fotos führt.
11. [gps] bis jetzt gibt es keine Möglichkeit für mich eventuelle Ortsangaben in die Exifs der Bilder hinzuzufügen.

Wünsche an den neuen Workflow

1. [Unterbrechbarkeit] Immer wissen, wo man das letzte Mal aufgehört hat.
2. [Redundanzvermeidung] Nichts doppelt machen müssen, nichts doppelt speichern.
3. [Sicherheit] Es darf nichts durch kleinere Unaufmerksamkeiten verloren gehen, insbesondere keine Mediendateien.
4. [Übersichtlichkeit] Es soll nichts dergestalt automatisiert werden, dass nicht auch ohne ein bestimmtes Programm der Überblick behalten wird, wo im Workflow man sich gerade befindet.
5. [Interoperabilität] Auch wenn Programme zur Vereinfachung des Workflows eingesetzt werden, soll es jederzeit möglich sein auf manuelles Abarbeiten umzusteigen und umgekehrt von manuellem auf automatisches. Dies heißt nicht, dass man dann gewisse Vorteile, die automatikgestütztes Arbeiten mit sich bringt, nicht unter Umständen einbüßt.
6. [Autarkie und Flexibilität] Es soll nicht nötig sein, ganz bestimmte Programme zu verwenden um den Workflow zu realisieren, stattdessen soll es möglich sein seine bevorzugten Programme einzusetzen und diese auch zu wechseln.
7. [Lokalität] Metainformationen sollen sich möglichst dort befinden worauf sie sich beziehen (und nirgendwo anders).
8. [Nichtserialität] Es soll möglich sein, eine beliebige Untermenge der zu bearbeitenden Dateien in kürzester Zeit durch alle Stufen des Prozesses zu führen und die Bearbeitung von ihnen damit vorzeitig abzuschließen, ohne dass dadurch etwas durcheinander kommt.
9. [Umkehrbarkeit] Auch wenn man im Workflow bereits weiter vorangeschritten ist soll es ohne viel Aufwand möglich sein für jeden Medientypus Schritte aus den vorherigen Stufen auszuführen, ohne dass es zur Verwirrung kommt.
10. [Platformunabhängigkeit] Die wesentlichen Schritte des Workflows sollen auf allen meinen Geräten durchgeführt werden können (Windows, Android, IOS), auch wenn dies bedeutet etwas mehr händisch arbeiten zu müssen.
11. [Optionalität] Es soll bis auf wenige Kernschritte vieles optional bleiben, ohne dass der Workflow dadurch durcheinander gerät.

Skizze eines neuen Workflows

Die mit einem * gekennzeichnet Schritte sind optional. In eckigen Klammern dahinter steht der englische Name des Schrittes. Für jeden Schritt außer dem ersten soll im Intermediärverzeichnis ein Ordner #_NAME angelegt werden mit '#' gleich einer Aufsteigenden Zahl und 'NAME' der englischen Bezeichnung des auszuführenden Schrittes. Dateien, z.B. 2_rename - darin werden dann alle umzubennenden Dateien gepackt. Jede Mediendatei kann auf diese Art durch alle Unterverzeichnisse "sickern" und damit ist immer klar, was noch getan werden muss.

1. Kopieren [copy]: Mediendateien werden von Quell (QV)- ins Intermediärverzeichnis (IV) kopiert (in den Ordner IV/0_rename), und zwar immer nur von alt zu neu,d.h. zuerst werden ältere Dareien kopiert und dann neuere (falls alle Dateien kopiert werden spielt dies keine Rolle). Im Quellverzeichnis wird die letzte kopierte Datei mit einem suffix (vor der Dateiendung) ~LAST versehen. So kann man nachvollziehen, was man schon gesichert hat, wenn man später wieder dieselbe, möglicherweise um neue Medien erweiterte Quelle kopieren möchte. Beim nächsten Mal alles was nach dieser Datei kommt kopiert und danach das suffix verschoben auf die wiederum neue letzte Datei.

   Wichtig: die Dateien müssen damit dies funktioniert in der Reihenfolge ihres Erstelldatums sortiert werden. Alle Dateien die nach der ~LAST Datei folgen, können dann als noch zu kopierend betrachtet werden.

   Idee: Es wäre Wünschenswert, wenn man am Ende des Prozesses einen Abgleich machen kann, ob alle Dateien die als bereits kopiert gekennzeichnet wurden, auch verarbeitet wurden. Das Problem dabei sind die im Aussortiersschritt gelöschten Fotos, die natürlich nicht als fehlend markiert werden sollen bei diesem Abgleich. Eine Möglichkeit wäre es, die zum Löschen ausgewählten Fotos in einer Liste ".deleted" abzulegen, dies ist händisch aber nur schlecht möglich und würde das Ziel, interoperabel zu sein, gefährden. Es kann aber optional immer noch nützlich sein.

2. Umbenennen [rename]: Die Dateien werden entsprechend des Erstelldatums umbenannt, so dass sie „YYYY-MM-DD@HHMMSS_#.“ heißen, mit #=alter Name und sie ihre alte Endung behalten, wobei jedoch die Endung je Medientyp immer nur eine Variante haben soll (jpeg->jpg, MP4->mp4, etc).

   In XMP zu hinterlegen (siehe Dublin-Core (dc) XMP Namespace):

   • die Ursprüngliche Aufnahmezeit soll in dc:date abgelegt werden
   • der ursprüngliche Dateiname soll unter dc:source abelegt werden

3. Konvertieren* [convert]: Ausgewählte Medien (insbesondere Videos) werden in diesem Schritt kleinergerechnet. Originale Dateien bekommen das Suffix „_original im Dateinamen, falls die Originale behalten werden sollen. Die originalen Medien werden in einen Unterordner deleted verschoben. Sobald klar ist, dass die Konversion funktioniert hat, können sie auch richtig gelöscht werden.

4. Gruppieren [group]: Medien desselben Ereignisses werden zusammengefasst, indem für jedes Ereignis ein Unterordner angelegt wird, der YYYY-MM-DD@HHMMSS #“ heißt, mit der Zeit entsprechend dem Aufnahmezeitpunkt des ersten Mediums des Ereignisses und #=Name des Ereignisses. Per Definition darf der Name des Ereignisses KEIN @ enthalten. Solange die Ordner, in die man die Fotos gruppiert nicht dem Namensschema folgen gilt die Gruppierung als noch nicht abgeschlossen für den jeweiligen Ordner, andernfalls schon. Als Konvention wird ein Präfix TODO_ festgelegt, um dies anzuzeigen.

   In XMP zu hinterlegen:

   • der Ereignisname (= der Name des beinhaltenden Ordners) wird abgelegt unter dc:description. Wenn mehrere Unterordner vorhanden sind, werden diese ebenso hinzugefügt (per slash miteinander verbunden, also z.B. '2022-12-12@121212 Überordner/2022-12-12@131212 Unterordner')

5. XMP-Metadaten befüllen:

   Begründung: Exif als Metadatenspeicher kommt nicht in Frage, weil damit nicht alle Formate abgehandelt werden können wie z.B. .ORF und .mp4.

   1. Bewerten/Löschen [rate]: der XMP-Eintrag „Rating“ jedes Mediums wird angelegt und mit Werten von 1 bis 5 versehen. Dabei heißt

      • 1 = schlecht, lösche jpg und raw
      • 2 = ok, behalte nur jpg
      • 3 = gut, behalte nur jpg
      • 4 = sehr gut, behalte jpg und raw
      • 5 = hervorragend, behalte jpg und raw

      Dabei kann das Programm XNView MP eingesetzt werden, oder jedes beliebige, das XMP-Tagging beherrscht. Wichtig dabei: auch die Videos gehören so bewertet.

      Fotos/Videos die überhaupt nicht gefallen werden gelöscht, samt RAW.

      Sollte man den Prozess mittendrin unterbrechen müssen, ist dies dadurch klar, dass nicht alle Medien ein Rating haben.

   2. Kategorisieren* [tag]: den Medien können beliebige Kategorien wie "greifen", "drucken", "Kirchen" etc. zugeordnet werden oder auch Hierarchien wie "Sammlungen|Fotobuch|Oma" entsprechend meiner fotografischen Projekte. Diese Kategorien werden im XMP-tag

      • HierarchicalSubject

      hinterlegt. Weiters können hier die mit dem Ereignis verbundenen Personennamen hier aufgenommen werden. Es können in diesem Schritt auch Tools wie Excire Schlagworte erstellen, die in XMP eingebettet werden.

   3. Lokalisieren* [localize]: Medien bekommen einen Ort in die Metadaten geschrieben. Hier wird zwischen einem Ort für alle Medien desselben Ereignisses unterschieden und je einem genauen Ort für jedes Foto. Dies hängt davon ab, ob es einen GPS-Track gibt, der auf die Medien angewendet werden kann und wenn nein, ob es eine einfache Möglichkeit gibt auf einer Karte für ein Ereignis einen ungefähren Ort zu markieren.

6. Aggregieren [aggregate]: die RAWs werden entsprechend dem obigen Ratingschema in den Ereignisordner kopiert bzw. in eine Art Papierkorb an noch zu definierender Stelle verschoben. Zugleich werden die in den beiden vorhergehenden Schritten erzeugten XMP-Tags in die RAW-Dateien kopiert/gespiegelt. Weiterhin wird geprüft, dass alle Mediendateien alle wesentlichen Kriterien erfüllen, um als fertig gelten zu können. Dazu gehören

   • XMP-tags date,source,description,rating sind vorhanden
   • die Dateinamen entsprechen dem Namensschema
   • die Dateien sind gruppiert, d.h. liegen in Unterordnern.

7. Ablegen [archive]: Ereignisse die bis zu dieser Stufe behandelt wurden, können als grundsätzlich fertig abgearbeitet betrachtet werden und deren Ordner werden in den finalen Ablageort verschoben.

8. Nachbearbeiten* [postedit]: jedes Foto mit RAW-Dateien kann nun mit dem Programm der Wahl entwickelt werden. Ein dergestalt nachbearbeitetes Foto sollte sowohl im RAW als auch im jpg per XMP-Tag hinterlegt bekommen, dass dies geschehen ist, damit beim Wiederaufnehmen der Tätigkeit klar ist, was noch ansteht.

9. Sichern [backup]: kopiere die fertigen Ereignisordner an einen Sicherungsort, der regelmäßig automatisch gesichert wird und der 3-2-1 Regel (3 Kopien an 2 Orten und davon eine offline) eines guten Backups entspricht.

Die Reihenfolge müsste nicht fest sein, soll sie aber. Das Leitmotiv ist „Konvention vor Konfiguration“ und ich verspreche mir durch das Festlegen der obigen Reihenfolge einen klareren, einfacheren und übersichtlicheren Arbeitsfluss.

Grundsätzlich kann in jedem Schritt eine Pause eingelegt werden, um die Arbeit an dem jeweiligen Ordner später wieder aufzunehmen. Um festzulegen, welche Datei der nach Aufnahmedatum sortierten Medien des aktuellen Ordners zuletzt bearbeitet wurde, wird vor die Dateierweiterung der betreffenden Datei das Kürzel ~LAST geschrieben, z.B. wird aus P273744.jpg die Datei P273744~LAST.jpg. Bei Wiederaufnahme der Bearbeitung des Ordners wird das Suffix wieder entfernt. So erkennt man auf den ersten Blick, wo man steht und wieviel noch fehlt. Gibt es keine solche Endung muss davon ausgegangen werden, dass der anstehende Schritt noch nicht bearbeitet wurde.