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Organiser une journée de sélection d'innovateurs
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La journée de sélection d'innovateurs sert à préparer et sélectionner des innovateurs et innovatrices pour une nouvelle Startup d'Etat dans une administration.
Les candidats sont préparés toute la journée par les coachs Startup de l'incubateur et par des intrapreneurs expérimentés.
En fin de journée, ils présentent leur pitch de nouveau service numérique devant un jury comprenant le dirigeant de l'administration, le représentant de l'incubateur et des jurys experts du numérique.
Un ou deux lauréats sont nommés. Ils sont libérés de leur mission actuelle sous un mois pour se dédier à leur Startup.
On suppose à ce stade qu'on a un sponsor de type DG qui vérifie les conditions d'engagements qui le concernent.
- Quand : minimum 1 mois entre l'envoi de l'appel à projet et le pitch day pour recueillir suffisamment de soumissions
- L'invitation :
« Vous êtes témoin d'un irritant dans la relation de vos usagers avec votre administration ? Vous avez une idée de solution numérique qui pourrait résoudre ce problème ? Vous êtes prêt à vous y consacrer pendant 6 à 18 mois ? Venez le XXX à XXX »
- L'invitation doit partir de l'email du directeur ou à minima sous la forme d’un « message de la part du directeur ».
- N'hésitez pas à écrire l'email à 4 mains avec l'administration partenaire.
- Ajoutez un lien vers le formulaire pour déposer l'idée (sur une plateforme d'appel à projet, un Google form, une page sur l'intranet, etc). Exemples de champs de formulaires de dépôt de candidature :
Quel problème voulez-vous résoudre ? Quelle solution numérique pourrait le résoudre ? Comment est-ce que vous proposez de la mettre en œuvre ? Qui êtes-vous ?
- Laisser une porte ouverte aux questions des curieux : « Si vous avez la moindre question, contactez XXX ». Le coach reçoit aussi ces emails ainsi que les projets déposés. Ici privilégiez une adresse personnelle pour incarner la démarche et rassurer les potentiels intéressés
Un exemple d'appel à candidature sur l'intranet Pôle emploi.
En moyenne 1% des destinataires de l'appel à intrapreneur candidatent (10 projets déposé pour 1 000 employés à la DILA, 200 projets déposés pour 20 000 agents chez Pôle emploi). Or le jury peu difficilement voir plus de 10 à 20 personnes en fin de pitch day. Il faut donc sélectionner les 10 à 20 participants de la journée si il y a plus de dossiers déposés (parfois plusieurs centaines).
Mode de sélection le plus efficace :
- constituer un pré-jury avec 2 personnes de l'administration et 2 personnes de beta.gouv
- partager un Google spreadsheet avec une ligne par projet
- chacun des 4 membres du pré-jury ajoute une croix sur les lignes des personnes qu'il souhaite voir au pitch day
- on ordonne le spreadsheet par le nombre de croix, et on garde les 10 à 20 personnes avec le plus de croix
Par email avec le jour, le lieu. Pour ceux qui posent la question (ça ne manquera pas): leur dire que si ils veulent se préparer ils peuvent s'entraîner à pitcher en 3 minutes.
On a souvent un intermédiaire entre le sponsor et nous or certains messages clé sont déformés aux moments où ils arrivent à son oreille, ce qui peut créer de l'incompréhension chez lui voire de la peur. Il est essentiel d'obtenir 5 min de temps de cerveau disponible du sponsor pour lui repartager :
- l'objectif de la journée
- le déroulé
- la suite et notamment réitérer la demande d'aide sur la libération des gagnants sous 1 mois et revalider la zone d'autonomie
Ces personnes sont très peu disponibles, un call de 5 min la veille est le meilleur compromis.
- rangées de chaises face à l’écran
- drapeaux devant si dispo (solennel !)
- table pour jury face à l’écran
- de l’espace suffisant pour les présentateurs
- différentes tables dans les coins de la salle pour préparer les pitchs
- commander café, jus, gâteaux
- intro par le maître de cérémonie, le plus souvent le porteur de l'initiative dans l'administration
- présentation de l'agenda de la journée.
- présentation des coachs et du jury
- le coach invite le candidat à pitcher immédiatement son idée en moins de 3 min
- le coach simule le jury en challengeant le candidat
- le coach debriefe le candidat, cf les conseils de coaching ci-dessous
Dans l'idéal chaque candidat passe devant plusieurs coachs (optionnellement prévoir des cadences de 20’, mais l’auto-discipline a bien fonctionné).
Sur le fond :
- présentation: la plupart oublient de se présenter en quelques mots, leur rappeler.
- problème: le candidat doit pitcher le problème avant de pitcher sa solution !
- mission organisation : quel est le rapport entre le problème à résoudre et la mission sociale de l'organisme sponsor ?
- intensité du problème: le problème est-il suffisamment intense pour accrocher la cible ? conseil : chercher des indices de preuve (plaintes par mail, tel, réseaux sociaux, forums, …). Titiller le candidat : « présenté comme ça j'ai pas mal », « raconte le pour que ça nous prenne aux tripes ».
- taille du « marché »: la cible concernée est-elle suffisamment large pour mériter l’investissement ? conseil : chercher des stats disponibles ? prévoir une perspective de centaines de milliers de personnes concernées à terme
- solutions actuelles : comment font les gens actuellement ? et pourquoi cela ne les satisfait pas ? Conseil : penser aux solutions non informatiques, contournements, recours par mail, téléphone, …
- partenaires: qui sont les partenaires de l’administration ou autres nécessaires au service ? Quel est l'intérêt pour le partenaire ?
- proposition de valeur unique : quelle est la promesse de valeur ajoutée que propose le service par rapport aux solutions actuelles. Conseil : penser promesse de bénéfice, pas encore la solution
- solution : idée de solution pour résoudre drastiquement le problème. Conseil : montrer une piste de solution, sans détail et sans s’y attacher. Montrer plutôt sa capacité à exploiter les nouveaux leviers du numériques pour résoudre les problèmes
- mise sur le marché : avec qui commencer rapidement ? quel sous-segment d’usagers, sur quel sous problème, avec quel partenaire ? Conseil : affiner le premier sous-marché : des premiers utilisateurs les plus concernés. Des premiers partenaires/ administrations les plus motivées et avec le moins de travail à faire. Des premières fonctionnalités ou expérimentations à tester très rapidement
Sur la forme :
- clarté: un usager lambda comprendrait le pitch. Conseil : pas de jargon (raconter comme à sa mère). Etre concret (raconter l'expérience usager avant/ après).
- concision: pitch en moins de 3’, réponse aux questions en - d’une minute. Conseil : regarder sa montre, faire des pauses pour préparer le prochain message
- écoute : le candidat écoute et prend en compte les feedbacks, il n'est pas attaché mordicus à l'idée de solution qu'il avait en début de journée
- passion: le candidat transmet son envie de traiter le problème. Accrocher le jury par le partage d'une émotion, raconter une histoire vécue. Conseil : moduler la voix, faire des pauses
Vous êtes dans une posture d’investisseur :
- vous allez investir des moyens (6 mois d’un agent + 1 développeur) dans les projets qui auront le plus d’impact selon vous
- impact social, environnemental, économique sur les usagers et les agents
- vous allez prendre une décision sur des éléments très différents de ceux dont vous avez l’habitude (pas de pré étude, d’étude DAJ, etc). Vous aurez seulement 8 min pour vous faire un avis.
Portez votre attention sur :
- le problème
- son intensité x son volume
- à quel point ce problème a des conséquences sociales, environnementales, économiques, politiques
- la stratégie de construction
- dans 6 mois : vous rencontrerez l’intrapreneur qui vous montrera une démo de la solution et vous racontera les premiers usages et les premiers succès réels de sa solution
- pragmatique et concrète : le candidat doit vous rassurer sur sa capacité à trouver un premier périmètre produit et d’usage adressable en moins de 6 mois
- la solution
- l’Etat doit avoir une raison légitime de le faire en lieu et place d’un acteur privé
- le produit serait difficilement réalisable dans les modes classiques (commande DG, réalisation DSI, déploiement…) mais qui nécessiterait dès le premier jour du projet d’être sur le terrain, d’expérimenter, d’itérer chaque semaine
- la personne
- un innovateur pas une innovation
- quelqu’un qui vous donne l’impression d’être passionné par le problème (et pas forcément par la solution)
- connait son écosystème, connait ses usagers, a énormément d’empathie avec ses usagers
- l’intrapreneur c’est un entrepreneur dans son administration (énergique, autonome, responsable, focalisé sur le résultat)
Il est bon de garder tous les participants dans l'auditoire lors des pitch devant le jury. On a testé les 2 formules (jury avec ou sans les autres participants), et il le mode « avec les autres participants qui assistent aux pitchs » on gagne :
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une compréhension par les probables candidats non retenus des causes de leur échec en assistant aux meilleurs pitchs
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des applaudissements et une ambiance plus festive
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tirage au sort d’ordre de passage
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distribuer au jury un simple grille de prise de note aidant à se souvenir des candidats lors des délibérations. Exemple ici.
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chaque candidat pitche le jury en moins de 3’
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questions du jury en 5’
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délibération du jury (entre 30’ et 2h suivant le nombre de candidats)
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annonce des lauréats
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annoncer la suite des évènements : les gagnants vont être libérés de leur mission sous 1 mois, accompagné par un coach et reverront le sponsor dans 6 mois
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fixer le comité de pilotage dans 6 mois
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conclusion du sponsor de l'administration
Le kit complet à utiliser (et modifier si besoin) pour le jour J contenant :
- Le Pitch canvas
- Le Support de présentation
- Le pack pour le jury : la fiche de consigne, la liste des projets (faite le Jour J avec les participants), la grille de prise de note
- Twitter des photos et infos de la journée sur le compte @BetaGouv et sur le compte de l'administration partenaire
- Annoncer sur le Slack beta.gouv.fr les Startups qui ont gagné (problèmes, intra, coach)
=> A refactorer dans une page dédiée
- Mais je vais plus faire mon ancien boulot ?
- Non l'intrapreneur est libéré de ses autres obligations à 100%. Plus d'autres engagements, plus d'autres responsabilités. Bien sûr il restera encore quelques rendez-vous par mois correspondant à leur ancienne mission mais l'intrapreneur a laissé ses autres engagements.
- En revanche l'intrapreneur doit garder les pieds dans le terrain, il passe une bonne partie de sa semaine dans ses anciens locaux.