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Finanzen
Umsetzung der folgenden Aspekte:
- Grundlagen
- API
- Aktenkonto
- Forderungskonto
- Zeiterfassung
- Buchhaltung
noch nicht definiert
- Möglichkeit mehrerer Rechnungsnummernkreise.
- Zugriff auf Rechnungsnummernkreise regeln (bspw. in Bürogemeinschaften jeder Jurist für sich, Sekretariat für alle)
- Jeder Rechnungsnummernkreis erhält einen eigenen Platzhalter (Übergangslösung, wenn eine Rechnung noch ein Dokument ist). Mittelfristig: Rechnungen sind als Objekt mit Positionen in der Datenbank hinterlegt, daraus wird dann eine Rechnung generiert. Status (bezahlt etc.) wiederum direkt am Rechnungsobjekt.
- Benötigt wird eine Einstellung pro Rechnungsnummernkreis: Ist Leistungserbringer umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer? ja/nein --> steuerliche Behandlung dann entsprechend anpassen.
- Suchen von Rechnungen nach Status und Fälligkeitsdatum
- Auswertungen (aktenübergreifend): tbd - bspw. alle Akten mit offenen Rechnungen, Kosten/Umsatz der einzelnen Anwälte, top Mandanten, top Mandate, Umsatz pro Mandant/Mandat, Erlöse in bestimmtem Zeitraum mit Akte / Anwalt / Sachbearbeiter auf Basis der Aktenkonten zwecks Erlösverteilung - bspw. über prozentualen Schlüssel.
- Auswertungen (in der Akte): tbd - bspw. einfaches Tortendiagramm o.ä.?
- Auswertungen (in der Adresse): tbd - Übersicht der Rechnung mit Status und Navigation zur Akte / einer Rechnung in einer Akte
- Rechnungen sind typisiert: es gibt Rechnungen, Berechnungen, Kostenanträge, unechte Kostenanträge, ... - jeder kann Positionen enthalten, und man kann Berechnungen und Kostenanträge in Rechnungen umwandeln. Berechnungen haben nur informativen Charakter, Kostenanträge sind Gelder die man nicht vom Mandanten sondern von Dritten haben möchte (bspw. Gericht oder Gegenseite). Unterschiede bestehen in deren Buchung in Akten- oder Forderungskonto. Berechnungen werden nirgends gebucht, ... Da hier nicht jeder Anwender jeden Typus benötigen wird, sollten diese Typen/Kategorien konfigurierbar sein: Typenname, benötigt Rechnungsnummer, Buchung in Aktenkonto, Buchung in Forderungskonto. Sinnhaftige Standardkategorien sind noch zu bestimmen
- Erstellen von Rechnungen aus erfassten Positionen ("Lieferanten" von Positionen können bspw. Zeiterfassung sein, oder RVG-Berechnungsplugins, oder manuelle Eingaben, ...) - Positionen müssen dann irgendwie "abgehakt" sein, um anzeigen zu können, dass diese bereits abgerechnet wurden
- Rechnungspositionen haben individuellen Steuersatz - auch nachträglich änderbar (also liefert bspw. die Zeiterfassung Positionen, deren Steuersatz man dann noch ändern kann, solange die Rechnung nicht verschickt ist). Dazu Daniel: "Steuerlich ist bei Aufwendungen / Auslagen relevant, wer Kostenschuldner ist. Wenn Mandant Kostenschuldner ist, werden Auslagen meiner Wissens 1:1 durchgereicht, wenn ich Kostenschuldner bin, ist – nach meiner Kenntnis – zusätzlich USt. draufzuschlagen. Bei meinem Rechnungsprogramm gibt’s deshalb Brutto- und Nettoauslagen (über ein Häkchen „USt-pflichtig“ anwählbar). Zudem lässt mein Rechnungsprogramm über ein Dropdown-Menü die Auswahl verschiedener Steuersätze zu, die man im Programm zuvor festlegen und unter ihnen einen Standard definieren kann."
- Rechnungsobjekt hat direkte Referenz auf Adressbucheintrag (oder besser auf den Beteiligteneintrag der Adresse in einer Akte), Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, Mahnstufe, Zahlungsziel, ...?
- Leistungszeitraum dynamisch aus den Datumsangaben der abzurechnenden Positionen ermitteln
- unklar: Import von CSV-Daten aus dem Onlinebanking (gibt es ein Standardformat?), Unterstützung bei der Zuordnung von Zahlungen zu Akten / Rechnungen.
- zusätzliche Daten an Adresse: Ist Empfänger Unternehmer: ja/nein, Wo ist Leistungsempfänger ansässig?: Deutschland, sonstige EU, Drittland Daraus folgt dann:
- Ist Leistungsempfänger in Deutschland ansässig und Leistungserbringer nicht Kleinunternehmer => Regelsteuersatz
- Ist Leistungsempfänger in Deutschland ansässig und Leistungserbringer Kleinunternehmer => Kein Umsastzsteuerausweis aber Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
- Ist Leistungsempfänger in der sonstigen EU ansässige Privatperson und Leistungserbringer nicht Kleinunternehmer => Kein Umsatzsteuerausweis (aber ggf. Hinweis auf Leistungsort am Wohnsitz des Leistungsempfängers) vgl. § 3a (4) 1 UStG.
- Ist Leistungsempfänger in der sonstigen EU ansässige Privatperson und Leistungserbringer Kleinunternehmer => Kein Umsatzsteuerausweis (aber ggf. Hinweis auf Leistungsort am Wohnsitz des Leistungsempfängers) vgl. § 3a (4) 1 UStG und Hinweis auf Kleinunternehmerschaft (???)
- Ist Leistungsempfänger in der sonstigen EU ansässiger Unternehmer und Leistungserbringer nicht Kleinunternehmer => Kein Umsatzsteuerausweis vgl. https://www.ihk.de/hamburg/produktmarken/beratung-service/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-mehrwertsteuer/umsatzsteuer-mehrwertsteuer-international/grenzueberschreitende-dienstleistungen/umsatzsteuersteuerschuldnerschaft-reverse-charge-1167658 Aber Hinweis auf Reverse Charge UND automatisches setzen der Rechnung auf eine (zu generierende kanzlei- bzw. rechtsanwaltsweite (für Bürogemeinschaft) Liste für die Zusammengefasste Meldung bei Quartalsende!!!!
- Ist Leistungsempfänger in der sonstigen EU ansässiger Unternehmer und Leistungserbringer Kleinunternehmer => Kein Umsatzsteuerausweis, kein Reverse Charge vgl. § 13b (5) 9 UStG, Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung halte ich aber für sinnvoll.
- Ist Leistungsempfänger ein im Drittland ansässiger Unternehmer ist Leistungsort nicht in Deutschland, § 3a (2) 1 UStG => Kein Steuerausweis, Aber Hinweis auf ggf. anfallende Einfuhrumsatzsteuer im Drittland (Textblöcke für jeweiliges Drittland einfügen)
- Ist Leistungsempfänger ein im Drittland ansässiger Privater ist Leistungsort ebenfalls nicht in Deutschland, aber auf Grund von § 3a 4 1 UStG => Kein Steuerausweis, Aber Hinweis auf ggf. anfallende Einfuhrumsatzsteuer im Drittland (Textblöcke für jeweiliges Drittland einfügen)
F: von wo können Positionen für eine Rechnung stammen?
F: welche Auswertungen sind grundlegend wichtig?
F: Mahnstufe - nur ein bestimmter Status der Rechnung? Und gibt es dafür Quasi-Standards? A: Verzugsfälle des 286 BGB (Verzug durch Fälligkeit + Mahnung, Abs. 1; Verzug durch Fälligkeit ohne Mahnung, Abs. 2)
F: welche weiteren Attribute benötigt ein Rechnungsobjekt? A: Nach §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss eine Rechnung enthalten den vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat den vollständigen Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware oder die Leistung erhalten hat die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des liefernden Unternehmens die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wurde das Ausstellungsdatum eine eindeutige Rechnungsnummer, die einem Nummernkreis zugeordnet werden kann Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung den Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelne Steuerbefreiungen den geltenden Steuersatz den Steuerbetrag.
F: Werden unterschiedliche Rechnungstypen benötigt? bspw. RVG-Rechnungen, Stunden- und Pauschalhonorarrechnungen, Dauerrechnungen A: Ja, siehe oben. Typen sollten konfigurierbar sein. Standardkonfiguration ist noch zu bestimmen.
F: Muss es Automatismen für automatische Rechnungserstellungen geben? Eine Art wiederkehrende Rechnungslegung?
F: Müssen aktenübergreifende Rechnungen unterstützt werden? A: wahrscheinlich ja, v.a. wenn es Honorarvereinbarungen gibt. Dann können u.U. mehrere Mandate des selben Mandanten für einen bestimmten Zeitraum abgerechnet werden.
F: Was sind die Unterschiede in der Handhabung von Berechnung, Kostenantrag und Rechnung?
tbd
Das Aktenkonto dient zu Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in der jeweiligen Akten. Zu unterscheiden sind Honoraransprüche auf Grund von Kostennoten, Auslage bzw. deren Erstattung und der Ein- und Ausgang von Fremdgeld zur jeweiligen Akten. Nur wenn die Spalten Honorer, Auslagen und Fremdgeld am Schluss "0" ist, sollte es möglich sein, die Akte abzulegen.
F: Vorschussrechnung, Teilrechnung, Rechnung - wie handhaben?
F: Muss es hier Prüfungen bei Aktenablage geben? A: ja, (1) prüfen ob alles abgerechnet ist, weitere? (2) Schlussrechnung für diese Akte erstellen. Warnung, falls noch Gebühren / Zinsen offen mit den Optionen „Restansprüche ausbuchen“ oder Abbrechen. Nach dem Ausbuchen wird eine Rechnung erstellt, die die Ansprüche, die Zahlungen, den Verzicht und den Rest (Null) ausweist.
tbd
Das Forderungskonto hat mit der Buchhaltung im engeren Sinne nichts zu tun. Hier werden die Forderungen des Mandanten gegen den Gegner oder Dritte erfasst und berechnet. Dabei sind neben der Hauptforderungen auch die Nebenforderungen (Rechtsanwaltskosten, Vollstreckungskosten, Auslagen und Zinsen) zu berücksichtigen. Dabei muss jedenfalls der Basiszinssatz der letzten 10 Jahre und der aktuelle Berücksichtigung finden. Auch sind die gesetzlichen Zinssätze zu berücksichtigen. Außerdem muss es einstellbare Vorgaben für die nicht bestimmte Zahlungen auf die Forderung geben.
- Möglichkeit, wiederkehrende Forderungen zu definieren: in Miet- und Pacht-Sachen, aber auch im Arbeitsrecht muss man oft wiederkehrende Ansprüche mit unterschiedlichen, aber regelmäßigen Fälligkeiten erfassen: Miete fällig: 3. Werktag eines Monats, Verzugszinsen ab dem 4. Werktag Arbeitslohn entsprechend. Bei der Erfassung wäre es toll, wenn sich auch die Forderungsbezeichnung erfassen ließe (Miete + Erstes Datum, Letztes Datum, Intervall)
F: Muss es hier Prüfungen bei Aktenablage geben? A: ja, aber noch zu definieren
tbd
Erfassung von Zeiten und Auslagen, damit diese später in eine Rechnung als Positionen übernommen werden können.
- Konfigurieren von Positionenvorlagen mit Einzelpreis, bspw. "Beratungsstunde Senior" mit Einzelpreis 200 EUR, oder auch "Kopie s/w 0,30 EUR"
- liefert Positionen für die Rechnungserstellung
- Positionenvorlage: Kategorie, Beschreibung, Einzelpreis, Menge, "bei Abrechnung ignorieren", "pauschal" ja/nein (wenn ja, dann bei Eingabe keine Menge abfragen), sowie Unterscheidung billable / non-billable (oft will man auch die non-billable hours auf der Rechnung mit aufführen)
- Standardposition für einen MA, oder einen MA in einer Akte? Würde einfachen Klick auf Stoppuhr ermöglichen. Alternativ: nach Stoppen der Zeit die Position auswählen lassen.
- Positionen: Datum & Zeit von, Datum & Zeit bis, MA-Kürzel, ...
- Auswertungen: tbd - bspw. Anzeige pro Mitarbeiter, insgesamt geleistete Zeit / äquivalent in Kosten, Verhältnis Arbeitszeit/billable hours, geleistete Stunden/abgerechnete Stunden, ...
- zusätzliche Stammdaten an Adresse: welcher Stundensatz gilt, welcher Abrechnungstakt vereinbart ist (bei mir regelmäßig 6min, also 0,1 h), ob bei angefangenen Zeiteinheiten abgerundet oder aufgerundet wird und ob Rabatte gelten
F: Sind die Positionen ggf. über die Einstellungen zum Aktenkonto zu definieren?
F: Ist eine Kategorisierung der Positionen notwendig? A: wahrscheinlich ja. Voreingestellte Kategorien sind noch zu bestimmen.
F: Müssen innerhalb einer Akte verschiedene "Projekte" unterschieden werden? Bspw. wenn es zwei oder mehrere Beauftragungen mit bestimmtem Kontingent gibt A: Tendenz: nein
F: Muss es hier Prüfungen bei Aktenablage geben? A: Prüfen auf offene Positionen.
F: Positionen hier alle netto erfassen? A: ja
F: Welche Attribute an einer Position? A: Stundensatz, Zeitabschnitte für Abrechnung, auf oder abrunden für angefangene Zeitabschnitte, Rabatte fallen mir spontan ein. Eventuell automatisierter Rabatt bei Überschreitung bestimmter Dauer im Monat
F: Welche Attribute an einem Projekt/einer Akte? A: welcher Stundensatz gilt, welcher Abrechnungstakt vereinbart ist (bei mir regelmäßig 6min, also 0,1 h), ob bei angefangenen Zeiteinheiten abgerundet oder aufgerundet wird und ob Rabatte gelten (alle aus Beteiligtem übernehmen, aber überschreibbar machen)
F: Ist ein "Rundungsverhalten" unbedingt notwendig (bspw. auf volle 5min runden, auf volle 15min runden, ...)? A: ja
F: Müssen zwei Modi unterstützt werden? (1) Sammeln der anfallenden Kosten und spätere Abrechnung und (2) Honorarvereinbarung / fixen Leistungsumfang, bei Buchung dann "überwachen" ob das Kontingent ausgeschöpft ist? A: Tendenz: nein, eine optionale Warnung auf Basis eines Limits wäre hilfreich
tbd
Die Kanzleibuchhaltung dient der Buchführung für die gesamte wirtschafltiche Einheit. Bei Einzelanwälten oder Personengesellschaftern reicht eine EÜR. Es bedarf keiner Bilanzierung. In der Kanzleibuchhaltung werden sowohl die Kostennoten und darauf erfolgten Zahlungseingänge, aber auch die sonstigen Einnahmen (zB aus Vorträgen) und Ausgaben (Mieten, Personalkosten) verbucht.
Die Kanzleibuchhaltung wird vorerst nicht in j-lawyer.org direkt umgesetzt und kann ggf. über eine Drittlösung integriert werden. Dabei muss die Anbindung über eine Schnittstelle stattfinden, sodass bspw. die bestehenden Daten aus der Kanzleisoftware verarbeitet werden können und eine Buchung in der Kanzleisoftware direkt im Aktenkonto erfasst wird.
Das Aktenkonto selbst wäre bei dieser Lösung lediglich ein Auszug aus der Kanzleibuchhaltung um den Umsatz in der Akte auf Ebene der Aktenbearbeitung im j-lawyer.org nachvollziehen zu können.
- Implementierung einer abstrakten Schnittstelle, die für verschiedene externe Lösung implementiert werden kann (über eine Art Pluginsystem)
- Kandidaten: Lexoffice, Willuhn, Billomat, Sevdesk, Collmex, jes-eur.de, Fakturama, GnuCash, Starmoney ...
F: Muss es hier Prüfungen bei Aktenablage geben?
tbd