文化祭パートCM制作における、iPad貸出票の配布や提出状況のメール送信など、面倒な事務作業からの脱却。
放送委員会向け業務効率化システム。
https://github.com/mkato77/pims
iPadを貸し出す際に必要な貸出票のPDFを、チェックを入れたパート分一括で発行します。
動画の提出状況をそれぞれのパートに送信することができます。
未提出・提出済不合格・提出済合格の３種類のメールを送信できます。
スプレッドシート・Googleフォーム・GASがすべて入ったテンプレートです。
こちらをコピーし、設定することで、すぐに利用できます。
以下の図を参考に、Googleドライブにフォルダ6つを作成してください。
PIMS/
├ 作業フォルダ/
│ ├ マージ待ち/
│ ├ 変換済/
│ └ 変換待ち/
└ 生成済PDF/スプレッドシート・フォーム・GAS
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lkWak9yb59ChyUXKrwmaEMXDW4vsKy_ZUJlB9EZsgGU/copy
貸出票Template
https://docs.google.com/document/d/1DetvKPlyxa56vd_7_UlM3Hdj13VZat9Nrw9ZKGLfNIM/copy
Google Apps Script内cam.gsを開き、46行目に移動してください。
var targetFolder = DriveApp.getFolderById("XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX"); //変える
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXとあります。ここに、先ほど作成した "PIMS/作業フォルダ/変換待ち" フォルダのIDを代入してください。
例えば、"PIMS/作業フォルダ/変換待ち" のURLが
https://drive.google.com/drive/u/1/folders/vnayop38y5bal8ob9wbiue
である場合、下のようになります。
var targetFolder = DriveApp.getFolderById("vnayop38y5bal8ob9wbiue"); //変える
同様に、以下の部分も変えてください。
| ファイル名 | 行番号 | フォルダ・ファイル |
|---|---|---|
| cam.gs | 46 | PIMS/作業フォルダ/変換待ち |
| cam.gs | 63 | 貸出票Template |
| edit.gs | 46 | PIMS/作業フォルダ/変換待ち |
| edit.gs | 63 | 貸出票Template |
| exportToPDF.gs | 4 | PIMS/作業フォルダ/変換待ち |
| exportToPDF.gs | 5 | PIMS/作業フォルダ/マージ待ち |
| exportToPDF.gs | 6 | PIMS/作業フォルダ/変換済 |
| mergePDF.gs | 2 | PIMS/作業フォルダ/マージ待ち |
| mergePDF.gs | 3 | PIMS/生成済PDF |
| mergePDF.gs | 4 | PIMS/作業フォルダ/変換済 |
パラメータを変更したら、プロジェクトを保存するのを忘れないでください。
これで準備完了です！
何か権限を求められたら、承認してください。
貸出票を発行するパート列の、貸出票出力指定にチェックを入れます。
スプレッドシート上部メニュー＞引換票発行
「一括で出力」→すべてを１つのPDFに出力します。
「撮影用: 1つのPDFに出力する」→撮影用貸出票のみ、1つのPDFに出力します。
「編集用: 1つのPDFに出力する」→編集用貸出票のみ、1つのPDFに出力します。
実行が完了すると、PIMS/生成済PDF に出力されます。
動画の提出状況をそれぞれのパートに送信することができます。
まず、提出された動画のURLをAF列に入力します。
次に、提出状況をH列、I列に入力します。以下の図を参考にしてください。
それぞれのパートに連絡事項がある場合は、AG列に入力してください。
不合格パートで、リジェクト理由を伝えたい場合は、AH列に入力してください。
最後に、メールを送信したいパート行のB列にチェックを入れてください。
これで、準備完了です！
引換票発行＞動画受付メール配信
メールの文面をカスタマイズしたい場合は、GAS側sendMail.gsを変更してください。