From Mail to Lodur - all automated

"Loki - Nordischer Gott des Feuers"

General application description is in German

pylokid ist eine Hilfsapplikation um z.B. Einsatzaufträge, welche die Einsatzleitzentrale (ELZ) per E-Mail versendet, automatisch im Lodur einzutragen. Die Applikation versucht so viele Informationen über den Einsatz in Erfahrung zu bringen, wie nur möglich. Dies geschieht unter anderem durch Auslesen von Daten aus dem der E-Mail angehängten PDF.

Im Moment ist die Applikation vermutlich nur im Kanton Zürich einsetzbar und vermutlich auch nur für die Feuerwehr Urdorf. Bei Interesse an dieser Applikation von anderen Feuerwehren bin ich gerne bereit, diese entsprechend zu generalisieren und weiter zu entwickeln.

Funktionsweise

Bei einem Feuerwehralarm sendet die ELZ automatisch eine E-Mail mit einem PDF im Anhang, welches alle notwendigen Informationen zum Einsatz enthält. Nach Abschluss des Einsatzes sendet die ELZ ein weiteres E-Mail mit dem Einsatzprotokoll.

pylokid funktioniert so:

• Alle x Sekunden wird das angegebene Postfach nach ELZ E-Mails überprüft. Diese identifizieren sich mit dem Betreff "Einsatzausdruck_FW" oder "Einsatzprotokoll".
• Wird ein passendes E-Mail gefunden, wird der Anhang (das PDF) heruntergeladen, in die Cloud gespeichert (WebDAV) und im Lodur der entsprechende Einsatzrapport gesucht. Das PDF wird sinnvoll umbenannt und als Alarmdepesche ins Lodur geladen.
• Kommen weitere E-Mails mit dem Betreff "Einsatzausdruck_FW" werden diese im Lodur am entsprechenden Einsatzrapport angehängt.
• Ist der Einsatz abgeschlossen und das Einsatzprotokoll eingetroffen werden die Informationen im Lodur nachgetragen.
• Wird der von Hand ausgefüllte Einsatzrapport via Scanner per E-Mail an das E-Mail Postfach gesendet (Betreff "Attached Image FXXXXXXXX") wird das PDF in der Cloud und im Lodur gespeichert.
• Nach jedem Durchgang wird ein Heartbeat an den konfigurierten Healthcheck Service gesendet, z.B. https://healthchecks.io/

Desweiteren wird über Pushover eine Nachricht mit möglichst vielen Informationen publiziert.

Stolpersteine / Herausforderungen

Im abgebildeten Prozess gibt es viele Stolpersteine. Zwei davon:

• Die ELZ sendet PDFs welche by design keine Datenstruktur haben. Somit ist das herausholen von Informationen mehr Glückssache als Verstand. Würde die ELZ die Informationen vom PDF als strukturierte Daten liefern, würde das System um einiges stabiler.
• Lodur hat keine API. Alle Datenmanipulationen funktioniert über Reverse Engineering der HTML Formulare. Dabei kamen einige spezielle Techniken von Lodur zum Vorschein:
  • Nach dem Anlegen eines Einsatzrapportes wird in der Antwort des Servers dieselbe Seite mit einem JavaScript Script gesendet, welches die Browserseite noch einmal neu lädt und zum angelegten Datensatz weiterleitet. Nur in diesem JavaScript Tag findet man die zugewiesene Datensatz ID.
  • Zur Bearbeitung eines Datensatzes werden die bekannten Daten nicht etwa im HTML Formular als "value" eingetragen, sondern via JavaScript ausgefüllt. Und es müssen immer alle Daten nochmals gesendet werden, inkl. einiger hidden Fields.

Um die Probleme mit Lodur zu umgehen, werden alle Daten, welche an Lodur gesendet werden, in einem JSON File im WebDAV neben den PDFs abgelegt. So lässt sich im Nachhinein ein Datensatz bearbeiten und eine Zuordnung des Einsatzes im WebDAV und in Lodur herstellen.

Detailierter Ablauf

Einsatzausdruck_FW

1. PDF extrahieren und in Cloud hochladen
2. Falls PDF noch nicht geparst wurde wird davon ausgegangen, dass dies die initiale Meldung ist:
   1. PDF parsen
   2. Push Nachricht mit Infos aus PDF senden
   3. Geparste Daten als JSON in Cloud speichern
3. Falls Einsatz im Lodur noch nicht ausgelesen:
   1. Einsatz Datensatz ID im Lodur suchen
   2. Ganzer Datensatz auslesen
   3. Datensatz als JSON in Cloud speichern
   4. PDF in Lodur speichern
   5. E-Mail als gelesen markieren - wird somit nicht nochmals bearbeitet

Einsatzprotokoll

1. Lodur Datensatz ID aus Cloud laden (JSON Datei)
2. Ganzer Datensatz aus Lodur auslesen und als JSON in Cloud speichern
3. Falls Datensatz zur Bearbeitung freigegeben ist (aut_created_report == finished)
   1. PDF in Lodur speichern
   2. Einsatzprotokoll Daten ergänzen und in Lodur speichern
   3. Push Nachricht senden (Einsatz beendet)
   4. E-Mail als gelesen markieren - wird somit nicht nochmals bearbeitet

Einsatzrapport

1. Prüfen, ob F-Nummer aus Scan E-Mail Betreff gefunden
2. Lodur Datensatz ID aus Cloud laden (JSON Datei)
3. Ganzer Datensatz aus Lodur auslesen und als JSON in Cloud speichern
4. PDF in Lodur speichern und Datensatz ergänzen
5. Push Nachricht senden (Rapport bearbeitet)

Installation and Configuration

The application is written in Python and runs perfectly on Kubernetes.

Configuration is done via environment variables:

• IMAP_SERVER: Adress of IMAP server
• IMAP_USERNAME: Username for IMAP login
• IMAP_PASSWORD: Password of IMAP user
• IMAP_MAILBOX: IMAP Mailbox to check for matching messages. Default: INBOX
• IMAP_CHECK_INTERVAL: Interval in seconds to check mailbox. Default: 30
• WEBDAV_URL: Complete WebDAV URL
• WEBDAV_USERNAME: Username for WebDAV
• WEBDAV_PASSWORD: Password of WebDAV user
• WEBDAV_BASEDIR: Basedir on WebDAV
• TMP_DIR: Temporary directory. Default: /tmp
• LODUR_USER: Username for Lodur login
• LODUR_PASSWORD: Password of Lodur user
• LODUR_BASE_URL: Lodur base URL
• HEARTBEAT_URL: URL to send Hearbeat to (https://hchk.io/)
• PUSHOVER_API_TOKEN: Pushover API token
• PUSHOVER_USER_KEY: Pushover User key

Environment variables can also be stored in a .env file.

WCPGW

What could possibly go wrong? A lot!

• Storing files with "current year" doesn't work well during end of year
• PDF layout may change without information
• PDF parsing may fail due to PDF creation instabilities
• Lodur forms can change without notice
• Error handling doesn't catch all cases

Lodur Information Gathering

eins_stat_kantone

02. Einsatzart FKS

<option value="1">Brandbekämpfung</option>
<option value="2">Elementarereignisse</option>
<option value="3">Strassenrettung</option>
<option value="4">Technische Hilfeleistungen</option>
<option value="5">Ölwehr</option>
<option value="6">Chemierwehr inkl. B-Einsätze</option>
<option value="7">Strahlenwehr</option>
<option value="8">Einsätze auf Bahnanlagen</option>
<option value="9">BMA Unechte Alarme</option>
<option value="10">Verschiedene Einsätze</option>
<option value="11">Keine alarmmässigen Einsätze</option>

emergency_concept_id / ver_sart

03. Verrechnungsart

• emergency_concept_id = value
• ver_sart= rc-id

<option value="2" rc-id="ab">ABC-Einsatz inkl. Oel (Ortsfeuerwehr)</option>
<option value="3" rc-id="ab">ABC-Einsätze inkl. Oel (Stützpunkte)</option>
<option value="4" rc-id="ab">ABC-Messwagen (Stützpunkte)</option>
<option value="5" rc-id="ab">Gaseinsätze (Ortsfeuerwehr)</option>
<option value="6" rc-id="ab">Verkehrsunfälle (ohne Strassenrettung)</option>
<option value="7" rc-id="ab">Strassenrettung (Ortsfeuerwehr)</option>
<option value="8" rc-id="ab">Strassenrettung (Stützpunkt)</option>
<option value="9" rc-id="ab">Fahrzeugbrände (ohne Brandstiftung)</option>

<option value="10" rc-id="th">BMA-Alarm</option>
<option value="18" rc-id="th">Hilfeleistungs-Einsätze, verrechenbar durch OFW</option>
<option value="19" rc-id="th">Unterstützung Rettungsdienst (ADL/Hilfskräfte)</option>

<option value="11" rc-id="uh">Dienstleistungen, Verrechenbar durch OFW</option>
<option value="12" rc-id="uh">Stützpunkteinsatz (Grossereignisse)</option>
<option value="14" rc-id="uh">Nachbarschaftshilfe Ortsfeuerwehr</option>
<option value="20" rc-id="uh">Kernaufgaben (Brand, Explosion, Elementar, Erdbeben)</option>
<option value="21" rc-id="uh">ADL-/HRF-Einsatz BRAND (ADL = Stüpt-Fahrzeug)</option>

<option value="13" rc-id="ak">ADL-/HRF-Einsatz BRAND (ADL = OFW-Fahrzeug)</option>
<option value="15" rc-id="tt">Grosstierrettung Stützpunkt (PIF mit Kran)</option>

Notes

Local dev stuff

docker run --rm -ti -v $(pwd):/usr/src/pylokid:ro local/pylokid

find ./ -name "Einsatzausdruck_FW*.pdf" -exec pdftotext -f 1 -l 1 -x 70 -y 47 -W 50 -H 10 {} - \;